Planifica todo con Trello

Oh grandioso Trello. Para las que no lo conozcáis estad muy atentas, se os acaba de abrir un mundo de posibilidades. Y no exagero. ;)

Me encanta el papel, adoro tachar tareas con un boli y todo lo que sea papelería (cuki y bonita, claro). Pero necesito eficiencia y para determinados proyectos Trello es muy cómodo y rápido. Una herramienta digital, para tu ordenador y móvil, que te va a enganchar.

 

1 // ¿QUÉ ES TRELLO?

Trello es una página gratuita donde te das de alta con un usuario y te sirve para visualizar un proyecto en todas sus etapas. Es una herramienta para organizar tareas y proyectos, pero en vez de con post-its (como te explique aquí con el método Kanban) de manera digital. Es como tener una super pizarra blanca en la que desplazar tareas como quieras y llegar hasta el detalle que necesites dentro de cada una.

Te voy a ir enseñando ejemplos para que veas cómo funciona. Pronto te darás cuenta de que es muy fácil, no tiene mucho misterio, ¡pero las posibilidades de adaptarlo a ti son casi infinitas!

Imagínate por un momento que vas a comenzar a organizar tu boda.

¿Por dónde empiezo? Lo primero, ¡crear un tablero! Ten en cuenta que puedes crear todos los que quieras, así que en una misma cuenta tendrás un montón de tableros (para tu trabajo, objetivos, lista de la compra, tu boda etc.).

Cómo ves, he creado cuatro listas dentro de mi tablero: Lista de invitados, vestidos, detalles y lugares de celebración. Me aparecen cada una de ellas en una columna, todo muy organizadito para poder verlo todo de un sólo vistazo. A su vez, dentro de cada lista, voy añadiendo diferentes tarjetas, por ejemplo en detalles tengo a su vez tres tarjetas: flores, regalos de invitados y lista de canciones.

2 // AL DETALLE

Sigamos Little Avellana, que veo que te está molando el tema… vayamos al detalle. Ahora, dentro de cada tarjeta las posibilidades de añadir info serían:

• Un archivo (imagen, PDF, Word etc.). En mi caso, por ejemplo para la inspiración está genial, ya que puedo subir varias imágenes y tenerlo todo junto.
• Un comentario o descripción, el texto que necesite para que no se me olvide ningún dato.
• Una etiqueta. Ojito, que aquí puedes clasificar todo en la categoría que tu quieras. Por ejemplo, he marcado con una etiqueta morada, todo aquello que tengo que mirar esta semana. Luego en el buscador, podrás buscar todas las etiquetas de ese color rápidamente.
• Un emoticono. Cualquier cosa cuki es bienvenida a mi tablero.
• Invitar a alguien para que lo vea y edite. Ahora lo explico en más profundidad, pero una de las ventajas de Trello es el trabajo en equipo. Por ejemplo, invito a mi chico para que vaya avanzando en su lista de invitados.
• Vencimiento. Una fecha máxima en la que tiene que estar terminada la tarea.
• Checklist. Mi utilidad preferida, varias listas pequeñas dentro de esa “gran tarea”

Y aquí me detengo un poco más, ya que esta última funcionalidad créeme que es muy muy útil.

Ya os he comentado en más ocasiones lo importante que es dividir una “tarea grande” en las subtareas reales que suponen. Así con esta opción, puedo tener la foto completa en mi tablero y a la vez las subtareas que suponen cada una de ellas e ir “tachando” virtualmente.

3 // EN MOVIMIENTO

Otro tema que mola mucho, ¡es que puedes mover las tarjetas como te venga en gana! Lo cual viene muy bien para, por ejemplo, si estamos organizando las listas en “to-do”, “doing” o “done” de tal manera que todo lo que vaya terminando lo puedo mover a otra lista o columna.

También las puedo archivar (desaparecen de tu vista pero se quedan guardadas, tranqui), eliminar e incluso exportarlo a otro tablero. Cómo ves, no hay límites y la flexibilidad es máxima.

4 // TRABAJO EN EQUIPO

Como te comentaba en este post, Trello puede ser una herramienta muy buena para organizarse con tu pareja. Y lo mismo pasa si tenemos un proyecto en el que estén varias personas metidas.

Con Trello puedo añadir comentarios a las tarjetas con un @ para informar a ese usuario de una tarea o incluso asignar a quién yo quiera del equipo para que termine ese proyecto, tarea, lista etc. Además, cualquier miembro puede suscribirse a una tarjeta para recibir notificaciones de acciones que se producen en ella, ¡no me digas que no es genial!

5 // CALENDARIO

Atención, atención que también tiene un calendario. Para ello, tienes que habilitar en potenciadores a la derecha la opción de calendario y cada vez que añadas una fecha de vencimiento a una tarjeta se actualiza en tu calendario. Muy útil para tener una perspectiva no sólo a nivel de tipo de tarea, si no temporal… ¡me encanta!

Y otra joyita de esta herramienta… que además lo acaban de implementar. Puedes descargar aquí la extensión en tu navegador Chrome y si hay alguna página que te interese la puedes guardar directamente en tu tablero mientras estás navegando.

6 // IDEAS PARA UTILIZAR

En cuanto la pruebes se te van a ocurrir mil ideas para utilizarla, no podrás parar y tendrás 800 tableros como yo. Imagina tener tu checklist de tareas rutinarias de cada semana, tu calendario editorial, tu lista de recetas, tus libros a leer, el guión de tu próxima novela, aprender un nuevo idioma, tus siguientes vacaciones…

¿Ya sabes para qué la vas a utilizar? ^^ ¡Me encantará escuchar tus ideas!