¿Agrupamos o alternamos tareas similares?
17 abril, 2019 |

¡Hola chicas! Bueno bueno, hoy vengo con un tema que me entusiasma, un elemento dentro de la gestión del tiempo que me encanta probar y experimentar: cómo organizar las tareas a lo largo del día y de la semana.

Y es que, si os gustan estos temas, seguro que habéis oído en más de una ocasión la idea de agrupar tareas similares para ser más productivas o incluso dedicar un día entero a una tipología de tarea específica.

Hoy os voy a traer mi enfoque, mi opinión, para que podáis evaluar vosotras mismas si os interesaría aplicar este concepto de agrupación de tareas o si en algunos casos os vendría mejor alternar actividades diferentes.

¡Allá vamos! ^^

1 // ¿AGRUPAMOS?

Bien, comencemos con las grandes ventajas que supone agrupar tareas similares. Y cuando hablo de tareas similares, me refiero o bien que sea centrarse en un único tipo de actividad (por ejemplo, hacer fotografías a productos) o que englobe varias tareas que sean parecidas (por ejemplo, bajar a hacer todos los recados a la calle, como ir a correos, a la compra etc.).

Si hablamos en términos de eficiencia, ya os aseguro que agruparlas normalmente os hará más productivas ya que:

✩ No perdemos el tiempo en entrar y salir de esa actividad (y la pereza que a veces eso supone). imaginaros que cada día hago algunas fotos para mis productos, lo que implica preparar el atrezo, sacar bocetos, editar las fotos… ¡cada vez que preparo “el entorno” (y a mí misma) se va mucho tiempo!

✩ Estamos tan metidas en esa actividad que seguramente se nos pase el tiempo volando, concentramos toda nuestra energía y mimo en aquello que estamos haciendo en ese momento, y nada más. Nos centramos 100% y eso es oro mis ladies.

✩ Yo también siento que hago mejor mi trabajo, mi cerebro está totalmente en ese modo. Por ejemplo, si tengo que revisar imprimibles, me he dado cuenta de que me funciona mucho mejor revisar del tirón toda la escritura por un lado, luego la maquetación toda por otro etc. Soy más rápida y la calidad de mi trabajo final suele ser más alta.

Además, hay algo que me encanta si ese día he organizado las tareas de esta manera: ¡me siento más orgullosa! Es decir, al terminar el día seguramente haya avanzado mucho sobre algo en concreto o incluso esa tarea la haya terminado, y piense, ¡wow pero cuánto me ha cundido! Si un día, en cambio, picoteo por aquí y por allá, puedo sentir que no he terminado nada realmente. También es una manera más sencilla de plantear objetivos diarios y semanales.

¿Algunos ejemplos? A mí me gusta agrupar todo lo que pueda el tema “recados” en un día o si tengo que ir a un centro comercial en concreto. Las revisiones del mes y del trimestre también suelo hacerlo todo un mismo día. Otras ideas podrían ser hacer lo relacionado con escribir en un día, otro día exclusivo para hacer fotos, dedicarse a un cliente en concreto, un bloque de tiempo para hacer llamadas, otro fijo para contestar emails etc.

2 // ¿ALTERNAMOS?

Bien, ahora voy a defenderos una postura, quizás no tan vista, para algunos casos en los que quizás hacer todo “del tirón” no sea la mejor idea. Y para mí a veces se sustenta en una teoría mía avellanera: está genial ser super productiva y eficiente, ¡pero también hay que ser feliz! :-D También hay que disfrutar del camino, de nuestras actividades, y es que siento que no todo es cumplir objetivos y llenar el día de tareas.

Además, soy consciente, de que no siempre se puede. Si se trabaja en casa, por vuestra cuenta, probablemente los bloques de tareas sean mucho más fáciles de determinar, pero si se trabaja en una empresa o se depende de otros horarios, no suele ser tan sencillo.

¿Cuándo siento que alternar también es bueno?

★ Para determinadas tareas complejas, que necesitan una gran energía de vosotras. Ya sabéis que creo que es muy importante decidir cuándo se hace una tarea, adaptarse a la energía, la cual no está siempre alta ni mucho menos es ilimitada. Así que, por ejemplo, si yo para revisar un texto necesito estar super fresca para detectar las erratas, es casi imposible que me pueda dedicar el día entero a ello ya que a las dos horas de mi momento “pico de energía” empezaré a agotarme… ¡y el trabajo ya no lo haré igual!

★ También para algunas tareas que consideremos tediosas o aburridas… ¡a mí por lo menos no me funciona! Si estuviera todo el día con ello acabaría harta, exhausta y algo cabreada probablemente. :P Así que esas tareas prefiero alternarlas de alguna manera a lo largo de la semana.  O al revés, si me encanta escribir, quizás quiera que esta actividad esté presente todos los días (y no solo una vez al mes, por ejemplo).

★ Para tener días más equilibrados. Igual que comentaba antes que si estoy todo el día escribiendo puedo pensar “madre mía cuánto me ha cundido”, también puedo sentir que he estado todo el día delante del ordenador y no he hecho nada más. En mi caso, me gusta sentir que mis días son equilibrados, que hay tiempo para actividades más creativas o analíticas, para hobbies, para salir a la calle etc.

Y ahora te preguntarás, vale, genial, vaya lío, ¿y en mi caso que hago? :-D Pues yo te diría… ¡probar, probar y probar! Por ejemplo, podrías sacar lo primero de todo las tareas que sueles hacer y algunas ideas para agruparlas. A partir de ahí, pensar si les puedes asignar algún día entero o un bloque largo a esa actividad y teniendo en cuenta: ¿cuadraría con mis momentos de energía más altos o bajos? ¿Me ahorraría tiempo realmente y/o haría mejor mi trabajo? ¿Me gustaría que mis días fueran así?

Puedes comenzar con agrupar un único tipo de actividad, a ver qué tal, a ver cómo te funciona (al final, todo esto que te cuadre o no yo opino que también depende del carácter, de si te gustan días más variados o más intensos en una sola actividad). Prueba un par de semanas, evalúa, y luego quizás puedas intentar agrupar una segunda tanda de actividades. Poquito a poco. ^^

Yo ahora mismo estoy en ello, ¡y algunas agrupaciones me están dando muy buenos resultados! ¿Te animas?

CURSOS

Tengo varios ebooks sobre organización, ¿te apetece descubrirlos? ^^

Tu comentario no saldrá automáticamente. :) Tardo un poquito en aprobarlos y suelo contestarlos una vez a la semana, ¡gracias por comentar!

4 Comentarios

  1. Me ha encantado este tema!
    También soy partidaria de conocer e ir evaluando nuestro nivel de energía para disponer las tareas. Ahora me encuentro en una fase donde tengo que aprender muchos conceptos y prepararme antes de comenzar un trabajo nuevo y diferente para mí. ¿Algún tip para una etapa como ésta? Un abrazo

    Responder
    • Hola Vivi, ¡muchas gracias por comentar! :)
      Recuerdo que cuando comenzaba algún trabajo nuevo solía hacerme con un cuaderno pequeño solo para apuntar todo lo que me iban enseñando, ¡y luego me venía genial para consultas!
      Un abrazo.

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  2. Estoy casi segura que unos días de agrupar y otros días de alternar es la mejor opción para mi

    Responder
    • Hola Luisana, ¡gracias por comentar! Genial, la idea es ir probando e ir viendo que se ajustaría mejor a ti :)
      Un abrazo.

      Responder

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