Cómo los bloques de tareas cambiaron mi vida
20 septiembre, 2016 |

Bueno quizás estoy exagerando un poco, ya me conocéis, pero tengo que reconocer que mi planificación ha cambiado radicalmente.

Durante mi último trabajo en un periódico, por el tipo de puesto que tenía, era imposible cerrar bloques de tareas fijos. Los imprevistos eran parte de mi día a día, no había proyectos a largo plazo en los que trabajar un poquito cada día, cada jornada era diferente.

Cuando empecé a trabajar desde casa, a tener varios proyectos entre manos y cierta flexibilidad de horarios me propuse probar con los bloques de tareas. Acabé con la lista de cosas en general y decidí bloquear exactamente las horas para todo, incluso para las tareas más tontas. Y para mí, personalmente, empezó la magia (y el equilibrio real). ;)

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EL PASO A PASO

Si es la primera vez que lo haces, te recomiendo que sigas los siguientes pasos:

1 – Analiza qué tareas haces cada día, tanto a nivel personal como profesional, así como los proyectos en los que estás metida. Yo haría una lista de tus típicas tareas durante el día.

2 – Añade al lado las horas que quieres dedicar a cada proyecto o tipo de tarea. Por ejemplo, si estás escribiendo un libro, quiero dedicar 2 horas al día a este proyecto, solo media hora a revisar emails y una hora cada día a analizar números.

3 – Analiza tu nivel de energía y planifica acorde a él. Elige las primeras horas para bloques donde necesites más concentración, por ejemplo las dos primeras horas. A mitad de la mañana puedes cerrar la revisión del correo y después de comer, si no estás muy inspirada, elige las tareas más repetitivas o que requieran menos concentración.

4 – Una vez tengas la lista de bloques que quieres, horas y horarios aproximados, ten esa chuletilla siempre a mano, así te será más fácil al principio fijar los bloques. Por ejemplo, las dos primeras horas lo voy a dedicar al proyecto A que necesita más creatividad, luego una hora a revisar emails, luego 3 horas al proyecto B que está más relacionado con la gestión y las dos horas de después de comer reviso números y creatividades. Me lo estoy inventando, ¿pero entiendes el concepto no? :)

Doy por hecho que cada proyecto tiene su propio material, to do list, hojas de inspiración… Echa un ojo por ejemplo a este post donde te cuento el material con el que trabajo para el blog.

5 – Ten siempre un post-it con un bloque de otras tareas o como yo lo llamo «personal». La idea es que reserves un tiempo al día a ese tipo de tareas y te las quites todas del tirón. Por ejemplo, una llamada, tareas de la casa, un recado… Y todas esas tareas las fijo en el apartado «check list» del Daily Times, y escribo en color rosa personal donde planificarlo. En mi caso las hago a mitad de la mañana porque trabajo en casa, pero quizás para ti sea mejor planificarlas justo al llegar a casa o en el tiempo que te sobra después de comer.

6 – El viernes o el domingo planifica tu semana siguiente, día a día, en función de los eventos del calendario, de tus bloques de la chuleta y de otras tareas que tengas que hacer esa semana.

7 – La idea y clave para mí es (a pesar de la «estructura» que creamos) ser flexibles. Si ese bloque se alarga algo o ese día no puedes finalmente a esa hora por un imprevisto, ve al día siguiente y añade ese tiempo al otro bloque. También me gusta la idea de subrayar en otro color lo urgente.

8 – En su gran apartado de notas a la derecha, puedes escribir todo lo que necesites en el día. Por ejemplo, frases a escribir en redes, notas de una conversación por teléfono, una contraseña, un dibujo… ¡Yo siempre necesito tener algo a mano para escribir!

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¡Voilà! Ya tienes una gran semana, llena de bloques de tareas claros que cumplir y con los que avanzar.

SUS VENTAJAS

Ventajas de configurar tus días por bloques de tareas:

  • Agrupas todas las tareas del mismo tipo a la vez, eres más eficiente.
  • No te alargas o te andas por las ramas, a una determinada hora debes de terminar (prueba un timer de cocina).
  • Es más fácil ir avanzando en varios proyectos a la vez, pero poquito a poco.
  • Planificas las tareas de manera más inteligente, según el nivel de energía.
  • Terminas realmente las tareas, no dejas nada sin hacer.
  • Al programar también mi tiempo libre disfruto de muchos más hobbies :)

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IDEAS DE BLOQUES

Aunque tu día sea difícil de planificar de manera cerrada, te doy algunas ideas de bloques que siempre puedes generar o reservar:

  • Envío de emails
  • Redes sociales
  • Revisar la agenda
  • Revisiones de números, textos…
  • Proyectos en general
  • Tareas de la casa
  • Momento creativo…

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Para terminar, te animo a que pruebes, aunque sea solo una semana, los bloques de tareas. ¡Y luego por fi cuéntame si te ha funcionado!

Actualización: después de un tiempo sigo teniendo establecidos unos bloques de tareas determinados pero los utilizo como una base flexible que ir adaptando según vaya dándose el día. :) Como ya sabéis, en esto de la organización… ¡Prueba y error!

Imágenes: Estudio Avellana

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32 Comentarios

  1. Hola, ya llevo tiempo siguiendo tu blog, de verdad es adorable y genial, me ha inspirado mucho, y esta idea de las tareas por bloques se ve increiblemente tentador, ya tenía mis tareas separadas por bloques pero siempre las programaba según veía conveniente o según mi disponibilidad, no me programaba y aunque cumplía seguía siendo un caos. Voy a probar esta semana a ver qué tal, gracias por este tip!
    Saludos :)

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    • Hola Wendy, mil gracias por comentar! :) Y por tus bonitas palabras.
      Prueba a ver qué tal esta semana y me cuentas!! Para mi fue un cambio revolucionario,
      Un abrazo!

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  2. Hola, quisiera recibir el kit de bienvenida y me pide una contraseñe y no se que hacer

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    • Hola Any! Ya te he enviado un email explicándote un poquito,
      Un abrazo!

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  3. pues lo voy a probar y te digo.

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    • Muchas gracias por comentar Marta!
      Ya me contarás qué tal tu experiencia :)
      Un abrazo.

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  4. ¡Hola, Sara!
    Encontré tu blog de pura casualidad por Pinterest y debo decir que me ha en-can-ta-do!
    Voy a probar ésto de los bloques de tareas ya que (creo que igual que tú) quiero aprender y leer mil cosas y hacer mil cursillos y al final me agobio y termino dejando todo a medias, jaja.
    Me encantan tus consejos de organización y estudio, ya te has ganado una nueva lectora fiel ^^.

    ¡Beso, beso!

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    • Hola Annie, ¡mil gracias por comentar y por tus bonitas palabras! :-D
      Ya me contarás si te han servido los bloques de tareas, a mi me van muy bien la verdad para avanzar y no irme por las ramas,

      Un beso, y si necesitas cualquier cosita no dudes en escribirme!

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  5. Yo había comenzado usar los bloques de tareas, los escribo en un calendario en mi refrigerador pero debo decir que cuesta hacerlo un hábito, aún lo dejo botado por días y lo retomó luego. Pero debo confesar que cuando lo sigo todo anda perfecto y me queda tiempo para hacer las cosas que me entretienen y relajan.
    Ahora que digo tu blog tengo más motivación.

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    • Hola Nina, ¡gracias por comentar!
      Bueno, también hay que asumir que no siempre podremos cumplirlo. :) E irlo ajustando por el camino averiguando qué no termina de funcionar del todo en nuestros bloques.
      ¡Un saludo!

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  6. Hola Sara, voy a probar que tal me va, lo he intentado pero cuando la emoción se va, se va con todo, así que voy a intentarlo una vez más de crear ese habito que tanto anhelo, ser más organizada con mi tiempo y más productiva. Gracias!

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    • Hola Génesis, ¡muchas gracias por comentar!
      Bueno, eso es normal, poquito a poco hay que volverse a motivar :)
      ¡Te mando mucha energía para conseguirlo!
      Un abrazo.

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  7. Hola Sara donde podre adquirir estos productos? de la papelería Sweetly Before,?
    Gracias
    Saludos

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    • Hola Jazmin, ya no existe la marca :( Una pena, la verdad,
      Te escribí un email con otras ideas alternativas,
      ¡Un abrazo!

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      • Ohhh, busque el link y nada. Pásame a mi tmb las otras alternativas.
        Gracias

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        • Hola Manoly,
          ¡Ups! A ver si renuevo este artículo jeje, no me había dado cuenta. ¿Conoces la papelería Likely? Está muy chula también!
          Un abrazo,

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  8. Hola, a mí me pasa lo mismo. Un día se me van las ganas y se van con todo.
    He encontrado este blog por casualidad y como necesito pegar un cambio radical, voy a probar a planificarme esta semana. La idea es hacerlo durante 30 días pero iré semana a semana. Qué tal vas tú Génesis?? Te ayudaron los bloques de tarea??

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    • Hola Mafalda,
      ¡Gracias por comentar! Y bienvenida al estudio :)
      Ya nos contarás qué tal, si te sirven los bloques de tareas a la hora de planificarte,
      ¡Un saludo!

      Responder
  9. Hola Sara
    Me encantan tus artículos
    Eres genial,en definitiva la papelería y el orden son algo indispensable en mi vida y tus consejos me han ayudado mucho
    ¡Sigue así! Saludos

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    • Hola Carolina,
      ¡Wow! Mil gracias por comentar y por tus bonitas palabras, :)
      Un abrazo,

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  10. Bueno, para ser sincera no suelo ser muy buena en estas cosas, ya que en un inicio lo intente (pero sin metodología ni nada) y al inicio si me iba bien, pero luego lo dejé de hacer. Empezaré de nuevo porque hay algunos tips tuyos que me han animado (como el hecho de usar post-its, los tendré a la mano y al fin usaría los que tengo jajajaja). Gracias!! ♥ Éxitos!!

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    • Hola Andrea,
      ¡Muchas gracias por comentar!
      Me alegra que te haya animado a volver a probar los bloques de tareas, ¡pueden ser muy útiles!
      Un abrazo,

      Responder
  11. Bueno, he encontrado esta entrada antigua en tu último envío y la verdad es que me tienta mucho. Este año he renacido con mi Bullet Journal, que es la bomba. Si consigo organizar mejor mi tiempo ya será magia. Pero lo voy a intentar, que a veces me ando por las ramas o me pierdo en un mar de proyectos y me bloqueo. Qué suerte haberte encontrado!!! Ya te contaré cómo me va!

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    • Hola Eva, ¡gracias por comentar! ¡Y por tus bonitas palabras! :)
      ¡Prueba! Total no pierdes nada, y yo siempre digo que en organización la clave es la prueba y error y ver qué te va funcionando en ese momento. Yo ahora trabajo con bloques «menos estrictos» porque ha ido evolucionando mi método, y yo he ido evolucionando con él :)
      ¡Ya me contarás si te funciona para no irte por las ramas!
      Un abrazo.

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  12. Hola, Sara!
    Yo empecé con el Bullet Journal en Septiembre y significó un gran cambio para mí, porque me ayudó muchísimo a organizarme. Aún así, hay dias en los que me pierdo un poco. Me daba pereza pornerme con los bloques, pero esta semana me he estrenado y es absolutamente mágico. Las cosas se terminan, tengo menos pereza y me queda tiempo para mí.
    No sabes cuánto te lo agradezco. Ya sabes que soy muy fan tuya.
    Un beso enorme!!!

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    • Hola Eva, ¡mil gracias por comentar por aquí!
      ¡WoW! ¡Qué bien que te haya servido! Me alegra un montón :-D
      ¡Un abrazo bien fuerte!

      Responder
      • Hola de nuevo!
        Me voy a tener que pasar a esos bloques «menos estrictos» que cuentas, porque casi llegué a la crisis de angustia. Primero vas que vuelas, pero luego, a la que surge un imprevisto y no tienes «tiempo cojín» te agobias un montón. Y además se me descuadra la agenda y me queda horrorosa, con lo bonita que se ve siempre, llena de notitas de colores.
        Me doy una pausa! Y si nos cuentas tus bloques en versión holgada, me harás un favor.
        (Notita: los dos mensajes anteriores son mios? El último seguro, pero el anterior también me lo parece, y no lo recuerdo… Por favor, me estoy volviendo loca…).
        Besos!!!

        Responder
        • Hola Eva,
          ¡Vaya! No me digas :( Escríbeme si quieres un email y te cuento cómo lo hago yo. Realmente es importante, al menos para mí, la flexibilidad. Y es verdad que la agenda queda llena de tachones y movimiento, pero para mí aún así es la manera que tengo más eficiente de organizarme (¡pero no a todo el mundo le tiene porque funcionar!). Escríbeme email porfi y así te cuento mis ideas y opciones, ¡qué me has dejado preocupada con esa angustia! :(
          Y sí… ese comentario es tuyo también! jiji
          Un abrazo.

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  13. ¡Buenas! Llevo mucho tiempo sin animarme a hacer un bujo y organizarme la tareas, y he decidido ir a todo o nada en este mes de abril. Ya veremos cómo me va. Primero pensaba que lo de los bloques no era tan mágico, pero lo probé algunos días y fue increíble. El no tener que preocuparme día a día de qué hacer y terminar con mucho concretado me ha llenado de satisfacción. Así que iré a por bujo y bloques. Ya os contaré mi experiencia. Animo a todos a intentarlo.
    Me gusta mucho tu blog, Sara. Me inspiras a intentarlo más y mejor :)

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    • Hola Sol,
      ¡Muchas gracias por comentar por aquí!
      Y por tus bonitas palabras :)
      Me alegra que esta idea te haya gustado, ahora, como yo suelo decir, mucha prueba y error hasta dar con lo que nos funcione,
      ¡Ya nos iras contando qué tal!
      Un abrazo,

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  14. AMO TU BLOG, lo encontré en pinterest. bendiciones!!!!

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    • ¡Ooooh! ¡Muchísimas gracias Sherly!
      ¡Un saludo!

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