¿Calculas bien tu tiempo?
5 abril, 2018 |

Hello mis pequeñas. Hoy os traigo un tema que me habéis comentado varias de vosotras y además me lo asigno como mi problema number one organizativo. Sí, Madre de Avellanas también sigue aprendiendo a organizarse mejor. :-D

Hablemos sobre calcular bien los tiempos. Imagínate la siguiente situación: me siento el viernes a hacer la planificación de la semana que viene y voy apuntando… un par de horitas para este proyecto y otras tres para revisar este otro asunto tal día. Muy bien, todo cuadrado y super planificado.

Llega el día en cuestión y (para variar) no termino lo que me había propuesto o tardo bastante más de lo que pensaba. Además me surgen un par de imprevistos en forma de marrones y el proyecto pasa a la siguiente semana.

¿Te suena? A mí un poquito. :P

Así que hoy he querido recopilar algunas ideas para que afinemos más, para que planifiquemos mejor, lleguemos a las entregas de trabajos con tranquilidad y sobre todo, ¡no nos frustremos si no lo hemos terminado!

1 // ¿REALMENTE ES UNA URGENCIA?

Ay madre mía, la de urgencias que no son realmente urgencias que he podido ver durante mis años trabajando en empresas. Antes de ponerte de manera impulsiva a gestionar ese imprevisto o marroncillo párate a pensar: ¿es una urgencia que tenga que hacer ya mismo o puede esperar? ¿Lo tengo que hacer yo o es algo a delegar?

No dejes de mirar de reojo tus prioridades, tus proyectos estrella, y oblígate a avanzar en ellos con calma y mimo. Y es que si te dejas llevar por las prisas y las urgencias (algunas sin sentido) es probable que dejes abandonaditas otras tareas importantes.

2 // PRUEBA Y ERROR

La mejor manera de saber cuánto tardas en hacer algo es la prueba y error. Es decir, si ya has hecho una tarea igual o parecida, ¿recuerdas cuánto tardaste? A partir de ahora, podrías calcular más o menos los minutos u horas de trabajo que te lleva una determinada tarea y así tu planificador será mucho más realista.

También es interesante localizar y dejar por escrito aquellas tareas que siempre tardas más (o menos) en hacer y que te suelen descuadrar tu planificación o resto de quehaceres.

Por ejemplo, yo siempre me asignaba una hora para poner al día el blog con emails, redes sociales u otros asuntos pendientes. Y cada día sentía que al final, en global, ¡me faltaban horas al terminar la jornada! Efectivamente en hacer esta tarea tardaba más de lo que había asignado, así que ahora lo planifico un poquito mejor (o no me frustro si tardo más).

3 // LA VIDA NO ES PERFECTA BABY

Imprevistos, imprevistos e imprevistos. Existen y existirán siempre, ¡qué manía tenemos con planificar como si todo fuera perfecto! Aquí yo veo dos opciones para que no te enfades cada vez que se te descuadre tu agenda por algo que pase.

Por un lado planificar como si no fuera a pasar nada (pero no te vengas abajo si surge una urgencia) y ser capaz de replanificar rápido y con gracia lo que no te ha dado tiempo en las siguientes horas o días. Flexibilidad y adaptación confetti lo llamaría yo. ^^

O directamente, dejar espacios entre esos bloques y tareas, previniendo esos asuntillos que no teníamos apuntados. Además, si te “sobra tiempo”, te sentará genial para colorear, escribir, meditar o lo que te dé la real gana.

Una buena idea es adaptar la agenda de la semana a la probabilidad de imprevistos. Por ejemplo, si estoy a un par de meses de cerrar un evento importante no me pondré más tareas o reuniones sabiendo que surgirán seguro temas de última hora.

Además, en el caso de que haya fechas de entrega de un lanzamiento o un trabajo, yo siempre me pongo por norma darme un tiempo extra (semanas o días dependiendo del proyecto en cuestión) para retoques de última hora, repasos o problemas que se puedan detectar antes de la entrega.

4 // ¿ES UN TEMA DE ENERGÍA?

Puede darse el caso de que hayas tardado mucho más en hacer una determinada tarea, hayas dado vueltas sobre ella y te hayas sentido muy muy lenta porque elegiste un mal momento para hacerla.

¡Creo que es importante cuidar la energía como si fuera oro!  Esa tarea tan compleja (y que te cuesta) si la haces por ejemplo a primera hora de la mañana fresquita como una lechuga seguramente tardes la mitad que si la haces después de comer atontada y con sueño.

Cuéntame, ¿te cuesta calcular los tiempos en tus proyectos? ¿Alguna idea para atinar mejor?

Imágenes: Haute Stock

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8 Comentarios

  1. Yo tengo una regla “natural” de mí planeación (que no es muy profunda): siempre en mi cabeza pongo mis fechas de entrega para un día antes de la verdadera fecha.
    No fue consciente este modo de hacerlo, y hace no mucho me percaté de ello y ahora lo hago, si, con voluntad explícita. Este detalle me permite sentirme eficaz por un lado y me evita la sensación de miedo a los imprevistos. En la ciudad donde vivo, a pesar de ser una metrópoli con todo lo necesario, salir corriendo por un material por ej, puede implicar la pérdida de medio día en el tránsito, así que esos márgenes de error pueden costar muy caros! Un abrazo

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    • Hola Silvia, ¡gracias por comentar por aquí!
      ¡Buenísimo! Y sobre todo que lo hicieras inconscientemente… qué crack ;)
      Contar con unas semanas, días u horas puede ser la clave para mantener la calma.
      ¡Un abrazo!

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  2. Gracias por este post, me siento muy muy identificada.

    Dedicar tiempo a organizarme, establecer objetivos, no cumplirlos porque acabo necesitando más tiempo, tener miedo y procrastinar y si soy realista con lo que me cuesta hacer las cosas, no me cuadra el calendario y no llegaría a nada.
    Mi sueño es tener todo para antes del día de la entrega, con cada proyecto nuevo vuelvo a ilusionarme, pero generalmente acabo siempre igual o trasnochando (cosa que me merma muchísimo) y a todo correr y me enfado… A veces llego, otras no y me frustra mucho no disfrutar del proceso de algo que me gusta.

    Mis aplausos a la tal Silvia, de admirar!

    De nuevo gracias porque muchas contamos con tus pautas y no vamos a ciegas. Seguiré entrenándome a diario para mejorar.

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    • Hola Iranzu,
      ¡Gracias por escribir por aquí! :)
      Al final es todo cuestión de prueba y error y mucha práctica. Verás como al final, con pequeños cambios cada vez, ¡consigues llegar bien a tus tiempos de entrega!
      Un abrazo fuerte,

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  3. Hola Sara! Ese es uno de mis mayores problemas! Padezco fibromialgia, y a veces el cansancio que siento me impide hacer muchas cosas.

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    • Hola Lorena, ¡gracias por comentar!
      Al final creo que se trata de adaptar la planificación a nosotras, de manera real y sin frustranos :)
      Un abrazo fuerte.

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  4. 2 palabras: Me encantó!

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    • Hola Erika, ¡mil gracias! :-D
      Me alegra mucho que te haya gustado,
      Un abrazo.

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