Gestionar varios proyectos a la vez
3 mayo, 2018 |

¡Hola chicas!

Hoy traigo un post que me habéis preguntado varias de vosotras. Y aunque es un tema que creo que hay diferentes formas de abordarlo, os he querido resumir algunas ideas chulas a la hora de gestionar varios proyectos a la vez.

Es decir, imagínate que tengo el proyecto A, B y C en marcha, además de un cliente D y un proyecto personal. A veces, es complicado llevar un seguimiento de todo lo que tenemos entre manos, además de asegurarnos de que llegamos a plazo a cada uno de los proyectos abiertos.

¡Así que vamos allá con esas ideas avellaneras!

1 // BLOQUES DE TAREAS

Lo primero que te animo a que hagas es delimitar tus bloques para cada uno de esos proyectos. Esto para mí es clave, básico y fundamental. Es decir, decidir cuánto vas a ir avanzando en cada uno de ellos al día o a la semana.

Por ejemplo, podría decidir avanzar en mi proyecto personal 2 horas del fin de semana, en el proyecto A y B a primera hora fresquita unas 3 horas y el proyecto C lo dejo por la tarde una hora que es más sencillo.

No dejes de mirar de reojo a tu energía para entender cuándo tendría más sentido dedicarte a cada proyecto, cliente o tema personal.

2 // CADA UNO EN SU LUGAR

Yo soy partidaria de que cada proyecto tenga su lugar muy bien diferenciado y si es posible, que tengas todos juntos en un mismo soporte. Juntos, pero no revueltos.

Podrían ser varios tableros de Trello, un archivador para temas de trabajo con separadores o en tu propia agenda. Pero es importante que tengas un lugar centralizado donde vaya todo lo de ese cliente o proyecto.

Además, la cuestión es que cada vez que toque tiempo para ese tema en concreto te sumerjas en él con toda tu energía. Deja de lado el resto de asuntos y céntrate solo en él, con todo el mimo. Fuera distracciones, ladrones del tiempo y todo lo que no esté relacionado con él. ¡Es su momento!

3 // +IDEAS DE SEGUIMIENTO

Creo que es importante luego que cada semana o cada día, dependiendo del tipo de proyecto, se haga un seguimiento en su conjunto de cómo vas. ¿Llegas para la entrega de este cliente? ¿Has avanzado lo suficiente en ese otro proyecto?

Yo en general lo que suelo hacer es consultar cada “material” y veo por dónde voy, cuál es la siguiente tarea y cuánto me queda.

En caso de que quieras tener algo donde poder ver de un solo vistazo cómo van todos los proyectos a la vez, podrías diseñar:

  • Una tabla con los hitos más significativos de cada proyecto e ir coloreando cuando vayas avanzando en ellos. Por ejemplo, en una fila escribir las principales etapas a avanzar y debajo colorear el recuadro cada vez que se completara. Así, podrías ver el avance de todos a la vez y si hay alguno que hayas descuidado y tengas que ponerte las pilas.
  • Una tabla de hoja de control de clientes, en el que apuntes por ejemplo la fecha de entrega, el último paso que diste, comentarios o lo siguiente a hacer. Así podrías ver en en una sola hoja en qué estado estás con cada uno.

Cuéntame pequeña, ¿cómo llevas tus seguimientos de proyectos? ¿Alguna idea cuki que tenga que probar? ^^

Imágenes: Estudio Avellana

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4 Comentarios

  1. Bon dia!

    Yo tengo la pestaña «Projectes» en mi agenda de anillas :)

    La primera hoja de ésta sección es un resumen de todos los proyectos que tengo a lo largo del año, independientemente de si son para ya o para realizar el mes de octubre (es una tabla con la lista a la izquierda y los meses arriba, y cada proyecto tiene asignado unos meses) . Por ejemplo, yo hago Project Life y es un proyecto que dura todo el año así que todos los meses estan pintados; las postales de Navidad las tengo marcadas en octubre, noviembre y principios de diciembre (con peques en casa es una tarea que se alarga un poquito jejeje).

    Después tengo hojas para los proyectos, con sus tareas desglosadas, y también lista de proyectos que quiero hacer.

    Y cuando hago la planificación mensual consulto la primera hoja para ver qué toca éste mes y así anotarlo en el «habit tracker». Me funciona muy bien asignar una semana para cada cosa; por ejemplo, la primera semana entera de cada mes la dedico exclusivamente a hacer el Project life del mes anterior (consulto las tareas pequeñas que forman parte de éste proyecto y avanzo súper rápido con él!!)

    No se si se entiende muy bien así escrito… Espero que si :) Feliz fin de semana!!!

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    • Hola Isabel, ¡gracias por comentar! ¡Y por tus ideas para gestionar proyectos! Wow :)
      Está genial tu método, al final es planificar primero a nivel mensual y luego ir asignando mini tareas cada semana.
      ¡Super útil lo que nos cuentas! Un abrazo.

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  2. Hola! Yo sigo el sistema de kanban combinado con bullet journal. En un spread de mi bullet journal escribo como titulo el nombre del proyecto y todas sus etapas y pasos. Luego, pongo en el kanban un post-it con el título del proyecto y el número de página del bullet journal donde está detallado lo que tengo que hacer. En el kanban, tengo ordenados los proyectos por prioridad (lo que tengo que hacer primera va arriba y en forma descendente ordeno los proyectos para los que tengo más plazo). Entonces, reviso el kanban y, según el proyecto que tenga que avanzar, abro mi bujo en esa página y evalúo lo que podría avanzar en el día.
    Esto lo convino con los dailies, en donde hago un horario, marco las horas que tengo para trabajar y programo las actividades que creo que alcanzaré a realizar según el tiempo que tengo cada día .
    No sé si logro explicarme, suena mucho más complejo de lo que es.

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    • Hola Carolina, ¡muchas gracias por comentar! ¡Y por contarnos tu método! Te entiendo perfectamente, está genial organizado :)
      Yo por ejemplo, las etapas y pasos los tengo organizadas en Trello, ya que me es más cómodo. Y las prioridades como tal las tengo ya definidas en mi horario base semanal, a partir del cuál ya organizo los bloques concretos cada día. El método Kanban lo he utilizado en algún proyecto y funciona muy bien también.
      ¡Gracias de nuevo por tus aportaciones! Un abrazo.

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