Kanban. Gestión de proyectos con post-its
13 febrero, 2016 |

¿Estas metida en un proyecto con muchas fases y tareas? ¿No sabes por dónde cogerle mano? ¿Mueres de ganas por chulearte con una pizarra y post-its?

Muy bien querida, ¡tengo tu solución! Te presento un método muy sencillo y eficiente a la vez, de los que me gustan a mí. Y tiene hasta nombre. Y viene de Japón, ojo al dato.

1 // ¿QUÉ ES EL MÉTODO KANBAN?

Kanban, ese es su nombre, fue inventado por la empresa Toyota y significa algo así como «sistema de tarjetas». Su objetivo es mejorar la comunicación a través de la gestión visual de los proyectos, además de organizar mejor en qué estamos y qué se ha terminado.

metodo-kanban

2 // ¿POR QUÉ ME MOLA?

Te lo enumero:

  • Tienes una foto global de todas las tareas, de un sólo vistazo.
  • Motiva, al poder ver claramente todo lo que has avanzado.
  • Te centras en muy pocas tareas a realizar.
  • Es una manera muy sencilla de gestionar proyectos.
  • Es muy flexible, pudiéndolo adaptar a lo que te venga en gana

3 // ¿CÓMO FUNCIONA?

Necesitas una pizarra o una cartulina grande. En realidad vale cualquier superficie donde puedas pegar post-its con alegría. Esto lo vamos a dividir en tres columnas: Por hacer / Haciendo / Terminado. O en inglés que parece que queda más fino «To Do / Doing / Done» ;)

Vamos a escribir las tareas en cada post-it. Aquí yo te recomiendo que seas lo más preciso posible (es decir, esa tarea se puede dividir realmente en más subtareas) pero depende de cómo te apañes mejor.

Por ejemplo, el proyectito que quiero organizar es el de elegir mi imagen de marca para mi blog. Tareas que voy apuntando: «inspirarme en Pinterest», «Elegir la tipografía», «Elegir los colores» etc. De momento paso todo a «To Do», como siguiente fase, elegir las tipografías y en «Doing» para hacerlo ya, el resto de tareas.

metodo-kanban-postits

Además, para que sea todavía más visual, podemos tener un código de colores, o bien porque sean proyectos diferentes o por nivel de urgencia.

Por ejemplo, además del proyecto de imagen del blog, quiero añadir nuevos elementos al WordPress. Esto lo pongo en post-its de otro color y así de un solo vistazo veo las áreas dónde estoy trabajando.

También puedes crear subcolumnas dentro de «Haciendo» según el grado de urgencia, o si es una tarea principal, o si es un detallito… Como ves es super flexible, ¡tú eliges como lo quieres organizar!

Luego, cada vez que termines pega el post-it en la siguiente columna, y decide qué tareas de «To Do» pasan a la columna central, ¡así de fácil!

4 // OJO A SU REGLA

La columna «Haciendo» es la única que no puede tener demasiadas tareas. Se habla de cinco como máximo, pero realmente tú eliges, depende de ti y de tu proyecto. Esto es básico para centrarnos en pocas cosas a la vez, no abrumarnos y terminar bien cada una de las fases (clave para ser más productiva).

También es interesante que marques o bien el % que lleves avanzando de esa tarea o un tiempo aproximado de lo que vas a tardar. Así cuando veas tu mural, de un solo vistazo serás consciente de los tiempos y de las siguientes tareas.

¡Fíjate a la cantidad de tipos de proyectos que lo puedes adaptar! Desde si eres seleccionadora de personal clasificar los estados de los candidatos, organizar las tareas de tu casa y en general para gestionar cualquier proyecto que tengas entre manos.

¿Os ha gustado el método? ¿Lo habéis utilizado alguna vez? :)

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18 Comentarios

  1. Gracias Sara!
    Como siempre un post muy útil, que seguro que me viene muy bien en mis proyectos futuros!

    ¿Cómo te enteras de estas técnicas «japos»? Jejeje

    Besos!

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    • Muchas gracias Sandra! Me alegra que te haya servido :) Ya me contarás cuando lo pruebes!
      Ayyy investigación avellanil extrema ^^ La verdad es que lo encontré por casualidad (ya conocía el método, pero no sabía que tenía nombre jaja)
      Un besote!

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  2. Yo también conocía el sistema, lo había visto en fotos pero no sabía que era un método como tal. Yo la verdad es que para mí y mis necesidades no lo encuentro útil. Suelo ser más precisa y rápida a la hora de hacer cosas así que no se me ocurre en qué podría darle uso. Pero seguro que hay mucha gente a la que le va genial.
    Un besazo!

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    • Hola Nerea, claro al final estos métodos los tienes que adaptar a ti!
      A mi por ejemplo, me parece super útil este sistema en Trello :)
      Muchas gracias por comentar
      Un besote!

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  3. Hola Sara! Muchas gracias por el artículo del método Kanban. Estos japoneses son de verdad gente muy buena en organización de trabajo, sobre todo en fabricación. Hablando de mí, me encanta tener todo bien descrito, detalladamente en un solo lugar. Por eso la idea de hacer una tabla de tareas me parece estupenda. Como los tiempos cambiaron mas vale para mí utilizar la app que se apoya en el Kanban. La más reciente que acabo de conocer es Kanban Tool, muy intuitiva desde principio con todo lo necesario para mi. La puedes comparar aquí http://kanbantool.com/es/tablero-kanban con Trello y decidir cuál te gusta mas. Para mí gana Kanban Tool sin duda. Un saludo, Lola

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    • Hola Lola!
      Gracias a ti por comentar!
      Si, los japoneses son la leche… entre la papelería tan preciosa que tienen y sus métodos de organización, nos llevan la delantera…
      Qué recomendación más interesante, ¡voy volando a mirarla!
      Un abrazo.

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    • Estoy totalmente de acuerdo con Lola- hoy en día hay que apoyarse en las herramientas virtuales que hacen métodos agiles más fácil a manejar. Personalmente he trabajado con varias apps pero para mí también gana kanbantool.com/es/ La veo mucho más intuitiva y fácil a manejar que el resto. Seguramente tienes que comprobarla.

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      • Hola Martina, muchas gracias por comentar y por recomendarnos la herramienta, ¡un saludo!

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  4. Lo aplico bastante en mi trabajo… en una pizarra separo una parte de arriba con lo más urgente en el mes… y en la mitad lo separo con una cinta de Lunes a Viernes, y voy colocando lo que tengo que hacer (planificado), con 3 marcadores (urgente, semi-urgente, normal), día a día tacho lo que voy haciendo, y al final de la semana veo que se realizo y cuales faltaron, y con eso re-agendo la siguiente semana…. No sé si me explique… es un método que me ha ido genial!

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    • Hola Fiorella, mil gracias por comentar!
      Me ha gustado mucho tu idea, quizás la prueba a ver que tal me funciona…
      De momento lo de urgente, semi urgente y normal nunca lo he probado, ya te contaré ;)
      Un abrazo!

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  5. Interesante este método!!! Lo pondré en práctica, a ver si me funciona, porque ya no sé que método utilizar.

    Gracias Sara!!!

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    • Hola Sonia, ¡gracias a ti por comentar! Ya me contarás que te ha parecido y si te funciona… ;)
      Un abrazo.

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  6. Gracias Querida Me gustó mucho el post

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    • Hola Elkin,
      ¡Gracias a ti por comentar!
      :)

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  7. ¡Hola! No me puedo imaginar gestionar proyectos sin utilizar la metodología Kanban. He optado por kanbantool.com/es/ y estoy satisfecha. Cumple con mis expectativas. Esta herramienta es perfecta para mí. Saludos.

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    • Gracias por tu aportación Cornelia! Un abrazo

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  8. Muchas gracias guapa nos das muchas opciones siempre!!!!!!!!

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  9. El kanban me parece genial. Yo lo descubrí hace más de un año y lo uso en un tablero de corcho dividido en 4 bloques (Hacer | En Curso | En Transición | ¡Hecho!). Lo he probado en tareas domésticas, y ahora en el trabajo. Lo bueno del Kanban es que te lo personalizas. En mi caso introduje «En transición», columna donde van las tareas pendientes de aprobación externa o similar, es decir, que aún no pueden ir a «¡Hecho!» y hasta es posible que hayan de volver a «En Curso» si hay que hacer correcciones.

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