Planificación por meses con Trello
17 enero, 2019 |

¡Hola mis queridas avellanillas!

Hoy vengo con una idea que tenía ganas de contaros, ¡porque creo que puede ser super útil!  Las que me lleváis leyendo un tiempo ya sabéis que Trello es una de mis herramientas favoritas para organizarme, allí gestiono todos mis proyectos: desde Estudio Avellana hasta cualquier tema personal, ¡es mi forma estrella de darle orden a todas mis ideas!

Por ello, hoy quería enseñaros un ejemplo para organizar un tablero de Trello en un caso concreto: planificando por meses (podría ser aplicable también por semanas). Lo primero de todo, te animo a que eches un vistazo a este post que escribí hace tiempo por si esta herramienta es nueva para ti. ^^

1 / ¿CUÁNDO PUEDE SER INTERESANTE?

Creo que cuando más podría encajar sería en los casos de preparación de eventos. Es decir, aquellos proyectos que tienen una serie de actividades en secuencia, y que en muchas de ellas no puedes o quieres avanzar este mes, pero si dentro de dos.

Os pongo el ejemplo que muestro en las imágenes, y quizás el más sencillo de entender: organizar una boda. En este caso, hay tareas que hay que hacer con ocho meses de antelación, y otras con dos, así que esta forma de organizar las tareas puede ser muy interesante para, cada mes, centrarte únicamente en lo que te tienes que centrar. ¡Focus, lady, focus!

De esta manera, cada mes concreto, tendría la lista de “mini proyectos asociados” a los que dedicarme, e incluso si me sobrara tiempo podría empezar a avanzar en algo el siguiente.

Por supuesto, también puede ser interesante para otros proyectos que tengáis a nivel laboral o personal, a varios meses vista, para organizar en qué avanzar exactamente, ¡y que no se te pase ni un detalle!

2 / ¿CÓMO MONTARLO?

¿No estás entusiasmadas con la idea? ^^ Ay cómo me gusta esta herramienta y, ¡cómo me gusta organizarlo todo!

Así, te voy a explicar una propuesta de paso a paso que se podría seguir en estos casos:

♡ Listado de todas las tareas a hacer (o mini proyectos). ¡Esto es muy importante! ¡No olvidar ningún paso, etapa o área a gestionar o decidir! Hablo de mini-proyectos, ya que por ejemplo en este caso, buscar vestido de novia es un proyecto dentro del “Gran proyecto boda”, y dentro, a su vez, podrías añadir tareas pequeñitas como: preguntar a mi amiga Pepi por tiendas de vestidos, inspirarme en Pinterest, llamar por teléfono a la tienda etc.

♡ Crear las columnas (es decir, las listas en Trello) donde la última será el mes del evento en sí y la primera el mes actual o cuando vayas a empezar a gestionarlo.

♡ Añade cada mini proyecto de esa lista que has sacado a la columna del mes en cuestión, según con cuánta antelación tienes que empezar a trabajar en ello. Por ejemplo, quizás para la búsqueda de vestido sean nueve meses, pero para escribir tus votos sean tres (ojo que me lo estoy inventando, ¡las fechas de las imágenes es un mero ejemplo! que yo de «wedding planner» poco). Para elegir este plazo es importante que trates de calcular muy bien el tiempo, o bien preguntando a “expertos” o bien en base a tu experiencia. Es clave que aquí no nos equivoquemos para evitar agobios de última hora. ;)

♡ También puedes añadir a esas listas en forma de tarjetas los hitos, para tenerlo en cuenta cuando llegue el principio de mes, como por ejemplo: que en mayo hay una prueba de vestido o que en abril hay que entregar unos papeles.

3 / ALGUNAS IDEAS EXTRA CUKIS

Así, una vez que ya lo tengamos montado, ¡es hora de ponerse a trabajar! De esta manera, te fijarás solo en la columna del mes en el que estés y comenzarás a avanzar en cada una de las tarjetas:

♡ Dentro de cada tarjeta puedes tener un checklist de siguientes acciones, así sabes por donde seguir.

♡ Te sirve para tener una especie de “control de mandos” de cada una de las áreas sabiendo el estado de cada una en todo momento.

♡ Quizás haya tareas (esto es genial en Trello), que las puedas mover al siguiente mes, arrastrándolas. Por ejemplo, si este mes tenía que gestionar temas de decoración de la boda, y me faltan todavía cositas, lo paso al siguiente para seguir con aquello que no me haya dado tiempo. ¡O quizás sea un mini-proyecto que va a estar presente todos los meses!

♡ Puedes añadir material interesante a cada una, por ejemplo, un enlace de una tienda que te haya gustado para comprar el ramo o etiquetar todas las tarjetas relacionadas con la decoración en un mismo color.

♡ Puedes adjuntar una foto a algunas tarjetas, ¡y así de un solo vistazo tienes localizados los mini proyectos más importantes! (esto reconozco que me encanta ^^).

♡ Cada vez que se te ocurra una idea, relacionada con cualquier parte del proyecto, puedes apuntarla en ese huequito para él que le has dedicado en forma de tarjeta. ¿Qué se me han ocurrido varias canciones interesantes para la boda? Pues voy a la tarjeta DJ y añado esas ideas (y así, cuando me tenga que poner el mes que haya decidido, ya tendré un buen material con el que trabajar).

¿Qué te ha parecido la idea? ¿Alguna vez has organizado así un proyecto? ¿Te funciona? ;)

CURSOS

Tengo varios ebooks sobre organización, ¿te apetece descubrirlos? ^^

Tu comentario no saldrá automáticamente. :) Tardo un poquito en aprobarlos y suelo contestarlos una vez a la semana, ¡gracias por comentar!

17 Comentarios

  1. Hola!!!

    Ya he visto varios post de organización con Trello y me parece super interesante cuando lo veo en tu página web.. pero cuando yo entro en Trello me parece super complicado y nunca me aclaro con la app.
    Algún truco que se te pueda ocurrir para ayudarme?

    Gracias!!!

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    • Hola Verónica, ¡gracias por comentar! :-D
      Si quieres, escríbeme un email mejor y trato de guiarte un poquito en los primeros pasos,
      ¡Un abrazo!

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      • Hola avellana!!!
        Ya he empezado con mi organización… y me está gustando bastante, destacar que mejor desde que lo abro desde el ordenador que se ve mejor que en el móvil.. jaja.
        Una pregunta he visto la opción de power-ups… y me interesa la del calendario… para eso hay que pagar según me ha parecido.. estoy en lo cierto??

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        • Hola Verónica, ¡muchas gracias por comentar!
          Yo también lo utilizo en el ordenador, en el móvil solo si tengo que consultar algo puntual :)
          Pues yo tengo el calendario y no he tenido que pagar! Creo que te dejan tener un power-up por cada panel,
          Un abrazo!

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  2. Pues precisamente hoy he terminado de establecer mis objetivos y proyectos del año y había decidido montarlos en trello, así que este post no sólo me ha confirmado que es una buena decisión utilizar este software, sino que me ha aportado una excelente idea de cómo hacerlo. Muchísimas gracias !!!

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    • Hola Paula, ¡gracias por comentar!
      Me alegra que te haya inspirado para organizarte el año! Ya me contarás qué tal te funciona este tipo de planificación ;)
      Un abrazo.

      Responder
  3. Me encanta Trello, es una aplicación muy interesante aunque todavía no la manejo del todo bien. No sé si sabes de algún tutorial interesante.
    Un abrazo,
    Cecilia

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  4. Me encanta esa aplicación, yo también la uso, pero en el ambito escolar, asigno por semestre, todas mis materias, dentro de cada materia, anexo las tareas que me piden para estar más organizada y que no se me olvide nada, un abrazo y un saludo desde México :D

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    • Hola Ara, ¡gracias por comentar! :)
      Anda, qué bueno, ¡gracias por compartir cómo te organizas con ella!
      Un abrazo,

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  5. Holaaa,

    Yo también estoy intentando organizarme con Trello (sobretodo para compartir tareas), pero a veces no se bien cómo combinarlo con mi agenda de papel, libretas… no se si me organizo o desorganizo ?. Algún consejo?

    Gracias

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    • Hola Neus, ¡muchas gracias por comentar!
      Pues a ver, si te sirve de ayuda, yo normalmente en la agenda apunto las horas o el horario o simplemente que me quiero dedicar a ese proyecto y en Trello organizo las tareas en sí. Por ejemplo, en la agenda sé que quiero avanzar en escribir un ebook a primera hora de la mañana y en Trello tengo el paso a paso, las referencias etc. Cualquier cosita puedes escribirme un email si quieres y te explico mejor.
      ¡Un abrazo!

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  6. Hola chicas!! Sara!! Muchas gracias por darme a conocer esta herramienta! Apenas vi tu blog, ya me volví una fan de las avellanas!!! Trello me ha sido de gran utilidad en el trabajo, y he sumado algunos puntitos con mi jefe y compañeros de trabajo, ya que lo implementamos para trabajar colaborativamente.
    Aprovecho a saludarte, agradecerte y decirte toooodo lo que me gusta tu trabajo! Saludos y un abrazo desde la Patagonia Argentina!!

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    • Hola Patricia,
      ¡Gracias a ti por comentar! :-D Jo, y mil gracias por tus bonitas palabras,
      Anda, qué bien, cómo me alegro,
      ¡Un abrazo bien fuerte!

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  7. Hola Sara! Hace unos días que estoy dando vueltas por tu blog y es un amor! Siempre quise organizarme y nunca supe bien como, así que mil gracias por todos los tips. Con respecto a Trello me viene genial, porque tengo varios proyectos en mente y me agobio fácil cuando no se cómo combinarlos.
    Te hago una consulta, el kit de inicio, me dice que no está disponible, esto es así de forma permanente?
    Muchas gracias por todo el tiempo que le dedicas a esto.
    Besos desde Argentina!

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    • Hola Yaya,
      Wow, ¡mil gracias por tus bonitas palabras! :)
      Me alegra un montón que te estén gustando mis recursos,
      El kit de bienvenida ya es público, ¡puedes acceder cuando quieras! Lo verás arriba del todo, en el menú,
      Un abrazo.

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  8. Me hice Trello en su día pero no le he sacado nada de partido. Sin embargo me has dado una idea con lo de planificar por meses. Estoy opositando, y creo que visualizar los meses que me quedan hasta el examen en el tablero e ir haciendo checklists de los temas y demás puede ser genial!! La agenda a veces no me da para tanto, y tengo un cuaderno para estas cosas, pero al final nunca lo llevo en la mochila porque pesa y no lo tengo a mano cuando lo necesito. Ya te contaré si me funciona!! Un saludo! :)

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    • Hola María, ¡gracias por comentar!
      Anda, pues me parece muy buena idea, además Trello lo puedes tener también en el móvil como aplicación,
      Si por fi, ¡vete contándome! :)
      Un abrazo.

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