La planificación de proyectos en tu pared
12 septiembre, 2016 |

La decisión estaba tomada. Quería que este proyecto fuera algo más que un hobby, quería mimarlo, mejorarlo y que creciera poquito a poco. Esforzarme por enseñaros lo que sé, aprender todo lo posible y conseguir vivir de una pasión, de un sueño que llevaba en mi cabeza tantos y tantos años…

Pero para ello necesitaba un plan, y como esto de planificar me vuelve loca, me senté con una coca-cola bien fresquita y comencé a pensar. ¿Cómo podría organizar toda la información que en ese momento tenía entre manos? ¿Cómo podría tener todo a la vista? ¿Cómo podría crear un sistema flexible que pudiera ir adaptando sobre la marcha?

Me quede observando esa pared vacía del despacho, y de repente lo visualicé… Necesitaba un planificador por meses, a nivel semanal y que incluyera todo lo que necesitaba ahora mismo mi proyecto. La idea me fascinaba, ¡así que tenía que ponerme manos a la obra en ese mismo momento!

1 // QUÉ ES LA PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS?

Tenía mil cosas en la cabeza, mi Evernote echaba humo con todas las ideas desorganizadas. Ayyy me gustaría lanzar esto y esto, hacer está promoción, esta idea para Instagram, este post tan maravilloso… todo era un batiburrillo de ideas pero sin orden ni concierto.

Para cualquier proyecto, el orden y los tiempos son fundamentales, al igual que las prioridades. Era necesario pensar a nivel estratégico y general, y además tener claro cada semana qué acciones concretas era necesario ejecutar.

Un negocio digital o cualquier proyecto suele tener un cierto grado de complejidad. Hay muchas tareas y niveles que hay que manejar a la vez, hay que pensar muy bien cuando hacer una acción antes que otra, todo deber ir acompasado.

Después de estar un mes utilizándolo, os confirmo, que fue lo mejor que pude hacer para planificar el Proyecto Avellana. Y por ello, y como seguro que ahora en septiembre muchas de vosotras os estáis planteando nuevos proyectos, os cuento el paso a paso para crearlo. O al menos como lo hice yo y de que manera lo puedes adaptar al tuyo.

2 // QUÉ MATERIALES NECESITAS?

planificacion-proyectos

✩ 6 folios tamaño A3

✩ Regla + lápiz + goma de borrar

✩ Rotuladores de colores

✩ Post-its pequeños o recortar uno tamaño estándar en tres tiras

✩ Washi tape

✩ Cinta de doble cara para pegarlo en la pared

✩ Pegatinas (opcional)

3 // EL PASO A PASO

Primero, dibujé un boceto en mi cuaderno de lo que necesitaba: una vista por meses y a la vez espacio para las semanas. En cada semana, debería caberme un trocito de post-it con texto, ya que estos los iría moviendo según las necesidades. Además, necesitaba cuatro tipos de acciones que debería pensar para cada semana.

1 – Con una regla, hice cálculos para que tuviera exactamente 11 meses x 4 semanas, y cuántos centímetros tendría que ocupar cada semana para poder pegar un post-it y que lo pudiera leer fácilmente.

planificacion-proyectos-2

2 – Arriba del todo añadí el mes y dentro separado por semanas. Para distinguir un mes de otro fácilmente alterné dos colores de washi- tape  (¡No podía resistir la tentación!).

planificacion-de-proyectos

3 – Dibujé líneas con una regla en cada A3 para que cuadraran perfectamente hasta abajo (primero a lápiz, luego con rotulador negro).

planificacion-proyectos-post-it

4 – A la izquierda, lo dividí en 4 bloques del mismo tamaño + 1 pequeño adicional debajo del todo:

  • Lanzamientos: sorpresitas que en breve iréis sabiendo :) ¡Aquí no puedo contaros mucho más!
  • Campañas: en marketing son las diferentes acciones que necesito realizar para dar a conocer ese lanzamiento: publicidad, guest post, banners, apariciones en revistas…
  • Posts: los dos posts que corresponden a cada semana, con códigos de colores según la categoría. Así de un solo vistazo veo si están equilibrados los temas. Al ser post-its los puedo ir moviendo o intercambiando si no me cuadra o cambio de opinión. Además, también añado una pegatina en la semana donde quiero regalar un imprimible. :)
  • Desarrollo: todo lo relacionado con el blog que son mejoras por detrás, por ejemplo, temas legales, mejora de textos, hosting, SEO…
  • Objetivos: mis objetivos a nivel mensual en número de visitas, redes, suscriptores…

En general, todo tiene códigos de colores. En amarillo va todo el desarrollo, cada lanzamiento he intentado que tenga un color diferente para asociarlo a cada campaña y en los posts el color depende de la categoría donde lo haya clasificado.

planificador-de-proyectos

Este ejemplo está aplicado a un proyecto digital relacionado con un blog, pero lo puedes hacer con cualquier proyecto. Tanto si tienes una tienda o eres ilustradora u ofreces servicios. Tendrás que planificar a la par varios proyectos, te tendrás que dar a conocer con campañas y además querrás llegar a unos objetivos.

Me parece súper útil poder ver todo lo de esa semana o mes en diferentes áreas de negocio o tipos de acciones. Por ejemplo, si mi lanzamiento es en diciembre, tendré que hacer una campaña en noviembre y escribir ese mismo mes 4 posts relacionados. Además, no se me puede olvidar mejorar esa categoría del blog y dedicarle tiempo al tema legal antes del lanzamiento. De esta manera, voy colocando los post-its con las tareas a realizar cada una de las semanas.

Ahora, cada comienzo de semana, tengo clarísimo qué tengo que hacer. Además, cada mes, echo un vistazo a lo que tengo planificado para ese periodo, por si tengo que ir preparando algo con más antelación que una semana vista (he tapado lanzamientos y campañas en la foto, que si no pierde la gracia si os lo cuento ya… ¡es sorpresa! ^^)

planificador-de-proyectos-3

Parece muy complicado, ¡pero no lo es! Al final se centra en armar estos A3 con algo de paciencia y luego ir rellenando con post-its. Quitando, poniendo y pensando. Al tener una visión tan general es más fácil acertar. :) Aunque quizás sea una inversión en tiempo de una mañana, créeme, te merecerá la pena para ahorrarte tiempo en el futuro. Y por supuesto, tu estrategia tendrá mucho más sentido.

(Eso sí, reconozco que cada vez que alguien entra a mi despachito, casi le da algo cuando ve ese pedazo calendario en la pared)

¿Os animáis a crear vuestro planificador en la pared? ¿Cómo soléis organizar proyectos complejos? ¡Me encantara escucharos!

Imágenes: Estudio Avellana

CURSOS

Tengo varios ebooks sobre organización, ¿te apetece descubrirlos? ^^

Tu comentario no saldrá automáticamente. :) Tardo un poquito en aprobarlos y suelo contestarlos una vez a la semana, ¡gracias por comentar!

14 Comentarios

  1. Muchísimas gracias.me han encantado. Es un placer caminar por tu blog.

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    • Hola Ines, gracias a ti por comentar!
      Un abrazo, y cualquier cosita por aquí me tienes :)

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  2. Hola Sara, gracias por este genial post. Yo también en septiembre estoy por lanzar un blog a decir verdad lo estoy renovando pues creo que ya encontré la temática que me apasiona, así que esta información que compartes me ha servido mucho. Y claro que me pondré manos a la obra para iniciar con este sistema lo antes posible. Así que ya te mandare fotos.

    Bendiciones desde México y gracias por compartir tus conocimientos

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    • Hola Carmen,
      Mil gracias por comentar!
      Qué bien, estoy deseando que me lo enseñes, verás como el planificador te sirve para poner todas esas ideas en orden ;)
      Un abrazo, y ánimo con el nuevo proyecto!

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  3. Hola me gusta mucho tu idea, pero me no encuentro hoja a 3 y no entiendo las medidas por que no las decís se me complica un poco realizar este proyecto

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    • Hola Nair, ¡realmente es que lo tienes que adaptar a ti! Puedes usar folios normales y pegarlos también. La idea es que calcules cuantos meses quieres que haya por folio y luego a su vez dividir cada mes en cuatro apartados para cada semana. :) ¡Un abrazo!

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  4. Que información y guía tan útil y motivadora
    Yo me declaro anti organizada, pero estoy en el proceso de mejorar eso en mi.
    Y tú guia con este proyecto será de mucho beneficio
    Gracias

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    • Hola Elena, ¡muchas gracias por comentar!
      Ojalá te sirvan un montón mis materiales, y cualquier cosita, no dudes en escribirme.
      ¡Mucho ánimo en esa organización!

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  5. Esta super genial

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    • ¡Mil gracias Reny!
      Un abrazo fuerte,

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  6. Me encantó tu idea Sara, nos das una idea de inicio, ahora a dejar fluir la creatividad. Me encantan tus post, son súper prácticos :)

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    • Hola Priscila, ¡gracias por comentar! Me alegra que te hayan gustado la idea :-D
      Un abrazo fuerte.

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  7. Hola Sara! Me encanta todo lo que posteas, quisiera saber si ya hiciste un planificador semanal para la escuela, y si aun no subiste, ¿lo subirías? Porque todo los años hago uno y ya no tengo ideas, gracias.
    Saludos

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    • Hola Emma, ¡gracias por comentar! Y por tus palabras bonitas :)
      Puedes echar un vistazo al Kit de bienvenida, a ver si allí encuentras algo que te pueda cuadrar :)
      Un abrazo.

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