Esta es una pregunta que escucho bastante a menudo cuando se nos presenta en la vida un proyecto grandote, complejo, de estos que tienen un montón de elementos a tener en cuenta y no sabemos ni por dónde cogerle mano.

Nuestra cabeza, en ese momento, puede ser un hervidero de ideas sin orden ni concierto, sin etapas, sin prioridades, sin saber cómo se enlazan unos elementos con otros. Vamos, un auténtico caos que lo que hace es que no sepamos ni por dónde empezar.

Por ello, creo que un primer paso interesante sería dibujar un mapa mental. Ya os he hablado en más ocasiones aquí y aquí sobre cómo crearlos y en qué consisten (¿se nota mucho que me parecen una herramienta fabulosa?), pero hoy los voy a combinar con dos cositas más: bolígrafos de colores borrables (o lápices) + folios enormes (o reutilizar varios folios normales y unirlos de alguna manera ;).

1 / Ejemplos de proyectos complejos

Imaginemos que te estás planteando abrir un negocio o un blog, pero no sabes muy bien por dónde empezar. Este primer paso puede ser estupendo para ir poniendo todas las ideas ordenadas según lo que se te vaya ocurriendo: por ejemplo, tengo que elegir la imagen de mi marca (y de aquí saco otra línea porque recuerdo los colores que quiero), también los servicios que puedo ofrecer (y de aquí saco otra y me apunto que tengo que elegir el proceso que llevaré con cada cliente) etc.

O puede ser una boda, que vayas enlazando unas ideas con otras, como que hay elegir la decoración y de aquí además que salgan varias ramitas dónde apuntar que hay que elegir flores, libro de firmas y centros de mesa, y a su vez enlazar más posibles ideas o elementos que comprar.

En cualquier proyecto personal o profesional con cierta complejidad y elementos a tener en cuenta, esta manera de pensar puede ser estupenda para aclarar las ideas y darles orden. Sacarlas de la cabeza y ver las relaciones que existen para entender el proyecto en su conjunto.

2 / Colores + espacio

¿Y cómo te puedes aclarar todavía más? Con dos ideas extra.

Por un lado, te animo a que cuando te pongas a ello (sobre todo relajada, sin ruidos y con mucho tiempo para sacar esas ideas con calma) hazte con unos cuantos bolis o lápices de colores. A mí me encantan los borrables de Muji (me he hecho hace poco con un pack de negro, azul, rosa y rojo). No es que escriban tan fluidos como uno con tinta en gel pero al poder borrarlos con su tapa son muy cómodos para ir corrigiendo o añadiendo ideas o adaptándolo por el camino sin tener que repetirlo de nuevo (o que quede un cuadro de tachones). Otra opción sería utilizar un lápiz normal y hacer líneas diferentes según el tema (más gorditas, con corazones etc.).

Con estos colores, puedes jugar a ordenar todavía más las ideas a otro nivel. Por ejemplo, si quiero montar un negocio, podría marcar en rojo, una vez tenga todos las ideas de servicios sacadas, aquellas en las que me voy a centrar este año. O quizás si lo que quiero es sacar ideas de marketing para cada producto a vender pueda añadirlo en otro color para visualizar toda la estrategia de una vez. O a lo mejor, voy a añadir en verde las personas que me van a acompañar o ayudar en cada momento de mi boda, ¡qué sé yo! Las posibilidades son infinitas para entender todo lo que tienes entre manos. :-D

Y en segundo lugar, te animo a que pruebes con un folio A3 (o varios normales pegados) para así no quedarte sin espacio. Si es un proyecto muy complejo seguramente no te quepan las ideas en un folio normal. De hecho, incluso podrías, al comenzar desde el centro, ir sacando ramitas y si te quedas todavía sin espacio ir pegando más folios alrededor… ¡y al final tenerlo a la vista en una pared!

Como ves en este ejemplo de la foto, aquí se ven algunas actividades a hacer para dar “un lavado de cara” a una casa. En azul irían las reformas, en negro compra de mobiliario y en rojo los detalles. De esta manera, puedo sacar al final rápidamente las llamadas a hacer para presupuestos de reformas, listado de muebles a comprar y elementos de decoración a investigar. ¡Incluso se puede añadir el precio en rosa a cada apartado para sacar un presupuesto!

3 / ¿Y luego qué?

Pues ya tienes un mapa con el que empezar a trabajar. Luego, lo ideal sería elegir la siguiente tarea a hacer a partir de él. Quizás necesites poner fecha a todas esas tareas, un orden consecutivo o colocar cada actividad en tu herramienta de organización.  O a lo mejor, eliges una parte de ese mapa gigante y te pones ya a trabajar en ello. Pero estoy segura de que a partir de este análisis, te será mucho más fácil saber por dónde empezar. :)

Yo ya estoy utilizando ahora mismo estas herramientas con varios asuntos que tenía atascados, ¡y estoy feliz de la vida! ¿Te animas a probar?

Imágenes: Estudio Avellana