Mis trucos secretos para gestionar Gmail
17 abril, 2016 |

En cuanto los emails se van acumulando en la bandeja de entrada, no sé a ti, pero a mí me crea un poquillo de estrés. He probado muchos proveedores de correo, y me sigo quedando con Gmail. Me parece el más cómodo, rápido y apañado, así que es donde me voy a centrar en este post. Viene plagado de trucos para que tu bandeja de entrada no te abrume, gestiones mejor tus emails y seas más eficiente cada día, ¡allá vamos!

1 // UNIFICA TUS CUENTAS

¿Sabías que puedes tener varias cuentas diferentes en un mismo Gmail? ¿Y ni siquiera tienen porque ser de Gmail? Así, puedes tener todos tus correos metidos en un mismo sitio, y no tienes que salirte de una cuenta a otra para gestionarlas.

Para ello, tienes que seguir una serie de pasos: arriba del todo a la derecha en la rueda – Ver todos los ajustes – Cuentas e importación – Añadir otra dirección (tanto para enviar mensajes como para recibirlos). Lo único, ojo, ten en cuenta que no se actualiza normalmente automáticamente y tendrás que comprobar el correo a mano en ocasiones.

Mi consejo, como ya te comenté en este post sobre tu Plan Detox, es que planifiques los momentos del día puntuales que visitas el correo.

2 // ETIQUETAS DE COLORES

Te voy a contar qué son y alguna idea para utilizarlas que puede ser interesante. Gmail no tiene carpetas (como Outlook por ejemplo) sino que son etiquetas, las cuáles a cada una le puedes otorgar un color.

Para crear una etiqueta, simplemente marca el email en concreto, ponte encima del icono que parece una etiqueta y guárdalo donde quieras o crea una nueva.

¿Para qué puede ser interesante? Por ejemplo, yo marco en color morado como «Colaboraciones» todos los emails de bloggers o ilustradoras que han colaborado conmigo en algún momento. Muy interesante, para con un solo click, acceder a todo el listado de colaboraciones.

Otra opción, es etiquetarlo y marcarlo como leído. Por ejemplo, todos los emails de posibles clientes, que sin entrar a leer los detecto por el asunto, los etiqueto como clientes, los marco como leídos, los archivo y luego, pongo en mi querida libreta una tarea para el día: «Revisar etiqueta clientes«.

3 // BENDITOS FILTROS

Esta funcionalidad si que está algo más escondida…  y me parece super buena.

Si accedes a la ruedecita de arriba – Ver todos los ajustes – filtros y direcciones bloqueadas, podrás clasificar los correos entrantes directamente donde quieras. O bien de un remitente concreto, o que contenga una palabra clave, un asunto o incluso un determinado tamaño.

Luego, puedes clasificarlos automáticamente en spam, asignarles una etiqueta, eliminarlo, reenviarlo a alguien… (seguro que en este momento se te acaba de abrir un mundo de posibilidades).

Algunas ideas:

  • Etiquetar todos los emails de tu jefe en Importante y en rojo, así de un sólo vistazo te haces una idea de lo urgente.
  • Etiquetar como «A leer» todas las Newsletter que te interesan, y echarles un vistazo el fin de semana.
  • Emails de analíticas o de la competencia que reenvías automáticamente a tu equipo de Marketing para que lo revisen.

4 // RESPUESTA AUTOMÁTICA

Más típico, pero no por ello menos útil. :)

Si te vas de vacaciones y no estás disponible o incluso si sabes que vas a tardar en contestar a un email porque en esa temporada tienes mucho lío, creo que puede quedar muy profesional crear una respuesta automática para todo aquel que te escriba.

Simplemente tienes que ir a Ruedecita – Ver todos los ajustes – General – y al final del todo tienes la opción de crear una respuesta automática.

Bueno reina, ¿qué te ha parecido? ¿Te ves con energía para poner tu correo a punto? ^^

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10 Comentarios

  1. ¡Hola Sara!
    Me encanta gmail por que a la hora de organizar los correos es muy sencillo!
    Yo siempre había tenido hotmail, hasta que descubrí gmail :)
    ¡Gracias por estos truquitos, un besazo!

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    • Hola!!
      Yo igual, tengo a gmail en la «patata» :)
      Mil gracias a ti por comentar!
      Un abrazo.

      Responder
  2. Yo también soy fan de Gmail, pero creo que viendo el post que acabas de hacer, no lo uso todo lo bien que podría. Tengo que tomar nota de unas cuantas cosas :)

    besos

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    • Hola Lucia! Me alegra que te haya servido, ya me contaras si te ahorra tiempo :)
      Mil gracias por comentar!
      Un abrazo

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  3. Hola Sara. Ya uso Gmail así desde hace un buen, el problema de cuando no estoy en la compu (ordenador) es qué hay cosas importantes que no veo inmediatamente, ya que odio que el celular (móvil) esté con notificaciones a lo noto.
    Tengo ya dos años utilizando Telegram, y ¡lo amo! No me baja las imágenes como Whats app pero me permiten te tener una vista previa, y en cuanto al correo hay un bote que te permite recibir los correos como mensajes de texto, lo interesante es que en base a la vista previa determino si el correo es SUMAMENTE IMPORTANTE y así entro directo en él.
    Otra cosa que me encanta es que está la app para el celular, puedes acceder mediante página web (ideal cuando te conectas desde alguna computadora pública ) o instalarlo en tu ordenador.

    Saludos y aquí me tienes (como buena búha, en este lado del mundo es de madrugada) leyendo muchas cosas de tu blog que no había tenido oportunidad de descubrir.

    PD: No encuentro el tablero de Command Center, no sé si lo hayas borrado.

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  4. Mil gracias! Sara , Es de muy gran ayuda, me pongo a ello en cuanto acabe de escribirte.
    Te deseo mucha felicidad y suerte.

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    • Hola María Dolores, ¡genial! Me alegro que te haya ayudado :)
      Un abrazo y gracias a ti por escribir por aquí.

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  5. Hola, Sara. Tremenda entrada en el blog. Con lo de etiquetar, marcar como leído y archivar, para luego sacar un momento del día y revisar, flipé. Igual que tú, me agobia tener la bandeja de entrada llena con mensajes no leídos, pero con esa técnica podré ponerle orden a tanto caos. Gracias mil!!

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    • Hola Melissa, ¡gracias por comentar! Me alegra que te haya gustado. :)
      ¡Un abrazo!

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